Hintergrundinformationen zur Bereitstellung von DESY-Anlagen-Daten unter ORACLE / WWW

Achtung: Neuerungen sind mit [new]" gekennzeichnet!

Einführung
Anlagen-Daten des DESY-SAP-Systems unter ORACLE / unter WWW
        Allgemeine Informationen zur Übergabe von SAP-Anlagen-Daten an ORACLE/ an WWW
        Berücksichtigte SAP-Datenstrukturen: Anlagen-Daten
        Berücksichtigte SAP-Datenstrukturen: zugeordnete Bestell-Daten
        Berücksichtigte Daten im Anlagenbestand unter ORACLE / unter WWW
        Nicht-Verfügbarkeit der Anlagen-Daten unter ORACLE/ unter WWW
Nutzungsrechte an Anlagen- und Bestell-Daten des DESY-SAP-Systems unter ORACLE/ unter WWW
Nutzung des WWW-Interfaces
        Abfragen/ Anzeigen des Datenbestandes
        Bedeutung von Feldinhalten der Anlagen-Daten/ Suchkriterien unter WWW
        Bedeutung von Feldinhalten der Bestell-Daten
Beispiele zur Übernahme von SAP-Anlagen-Daten aus ORACLE in eigene Anwendungen
        Nach MS Excel via WWW
        Nach MS Excel via ODBC
        Nach ORACLE
Ergänzungen
        Daten-Struktur unter ORACLE
Fehlende Dokumentation

Einführung

Die Bewirtschaftung der bei DESY inventarisierungspflichtigen Geräte wird wesentlich durch die Gerätewirtschaftsordnung (GWO) geregelt. Diese wurde -- in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Technologie (BMBF) -- von der Arbeitsgruppe Gerätewirtschaft formuliert. In der vorliegenden Fassung vom 30. April 1996 wurde sie am 02. Mai 1996 vom DESY-Direktorium genehmigt.

Die Gerätewirtschaftsordnung verfolgt -- auch als Auflage der Mittelgeber -- u.a. eine transparente Wahrnehmung von Verantwortung in der Haltung und Betreuung von Geräten durch die sogenannten Geräteverantwortlichen. Des weiteren wird eine verbesserte Auslastung vorhandener Ressourcen bei DESY angestrebt.

Im Rahmen der Umsetzung der DESY-Gerätewirtschaftsordnung werden Informationen zu Geräten, d.h. ausgewählte Daten der 'offiziellen', durch den Anlagenstamm des DESY-SAP-R/3-Systems definierten DESY-Gerätedatei, auch außerhalb des SAP-Systems zur Verfügung gestellt. Als externe Referenzplattform wurde dabei die ORACLE-Datenbasis (Instanz 'DESY') gewählt, die bei DESY als Standard-Datenbank-Plattform implementiert ist und von einer breiten Nutzerschaft akzeptiert wird. ORACLE ist bei DESY prinzipiell von allen Rechnerplattformen aus direkt, oder z.B. via WWW-Intranet, erreichbar.

Mit der Bereitstellung der Anlagen-Daten unter ORACLE und einer Zugriffsmöglichkeit über WWW werden folgende Effekte erzielt:

Anlagen-Daten des DESY-SAP-Systems unter ORACLE / unter WWW

Allgemeine Informationen zur Übergabe von SAP-Anlagen-Daten an ORACLE/ an WWW

Derzeit existiert ein automatisiertes Verfahren zur werktäglichen Übernahme von Änderungen und Erweiterungen ausgewählter Anlagen-Daten des DESY-SAP-Systems, sowie ausgewählter, zugeordneter Bestell-Informationen, in den externen Bestand unter ORACLE. Die Übernahme und erforderliche Aufbereitung erfolgt jeweils nachts zwischen ca. 22:00 Uhr und 24:00 Uhr.

Berücksichtigte SAP-Datenstrukturen: Anlagen-Daten

Im folgenden werden die -- derzeit in den externen Datenbestand unter ORACLE übergebenen -- Felder des DESY-SAP-Anlagenstamms aufgeführt. Hinweise zur Vorgabe von Suchkriterien, sowie kurze Erläuterungen zur abgelegten Information, folgen unter "Nutzung des WWW-Interfaces / Bedeutung von Feldinhalten der Anlagen-Daten/ Suchkriterien unter WWW" Genauere Hinweise zur Daten-Struktur der Anlagen-Daten unter ORACLE werden unter "Ergänzungen/ Daten-Struktur unter ORACLE" aufgeführt.--

Berücksichtigte SAP-Datenstrukturen: zugeordnete Bestell-Daten

Im folgenden werden die -- derzeit in den externen Datenbestand unter ORACLE übergebenen -- Felder der den Anlagen zugeordneten DESY-SAP-Bestelldaten aufgeführt: Kurze Erläuterungen zur abgelegten Information folgen unter "Nutzung des WWW-Interfaces/ Bedeutung von Feldinhalten der Bestell-Daten"

Genauere Hinweise zur Daten-Struktur der den Anlagen zugeordneten Bestelldaten unter ORACLE werden unter "Ergänzungen/ Daten-Struktur unter ORACLE aufgeführt.--

Berücksichtigte Daten im Anlagenbestand unter ORACLE / unter WWW

Berücksichtigung finden aber nicht alle Daten des SAP-Anlagenbestandes. Folgende Einschränkungen gelten:

Vom jeweils insgesamt neu zur Verfügung gestellten SAP-Gesamtbestand der Anlagen mit Status 'D' und 'A' werden ausschließlich Neu-Einträge, sowie Änderungen gegenüber dem externen Bestand, in den externen Bestand übernommen. (Zukünftige Reorganisationen des Anlagenbestandes mit Löschung ausgewählter deaktiver Anlagen im SAP-System, d.h. auch Löschung von umgebuchten Einträgen aktiver Anlagen mit ihren zugeordneten Bestelldaten, haben daher -- nach einmal erfolgter Übernahme -- keinen Einfluß mehr; die Daten bleiben im externen Bestand erhalten.) Sätze, die im externen Bestand geändert oder eingefügt werden, werden zusätzlich mit dem Datum der Übergabe, sowie einem Kennzeichen der Änderungsart ('I'=Insert, 'U'=Update des externen Bestandes), versehen.

Der Zugriff auf die DESY-SAP-Anlagen-Daten durch Endbenutzer kann ausschließlich lesend erfolgen.

NICHT-Verfügbarkeit der Anlagen-Daten unter ORACLE/ unter WWW

Der externe Bestand von Anlagen-Daten des DESY-SAP-Systems unter ORACLE, und damit das WWW-Interface, steht während der werktäglichen Übernahme von Änderungen und Erweiterungen jeweils nachts zwischen ca. 22:00 Uhr und 24:00 Uhr nicht für Auswertungen / Zugriffe zur Verfügung.

Die externe Verfügbarkeit der Anlagendaten ist weiterhin insbesondere an die Verfügbarkeit des ORACLE-Datenbank-Servers, sowie im Fall des WWW-Interfaces an die Verfügbarkeit des zentralen DESY-WWW-Servers, geknüpft.

Nutzungsrechte an Anlagen- und Bestell-Daten des DESY-SAP-Systems unter ORACLE/ unter WWW

Für eine effiziente Geräteverwaltung wird der Zugriff auf und die Nutzung von Anlagen-Daten des DESY-SAP-Systems als erforderlich angesehen. Aufgrund darin enthaltener, sensibler Informationen (z.B. Lieferanten-spezifischer Daten) ist das Nutzungsrecht an den Daten allerdings einzig auf Belange der Gerätewirtschaft bei DESY, d.h. einzig für innerbetriebliche Zwecke, beschränkt.

Es wird darauf hingewiesen, daß Informationen in diesem Umfeld auch nur ausschließlich auf Rechnern der DESY-Domain verarbeitet werden dürfen. Benutzer werden in diesem Zusammenhang an ihre Verpflichtungen gegenüber dem Datenschutz erinnert.

Das WWW-Interface zum Zugang auf die Anlagen-Daten unter ORACLE ist überdies ausschließlich von Rechnern der DESY-Domain aus zugreifbar (IP 131.169.ff für DESY Hamburg, IP 141.34.ff für DESY Zeuthen).

Eine direkte Zugriffsberechtigung auf die ORACLE-Tabellen der Anlagen-Daten kann Besitzern einer DESY-ORACLE-USERID auf Rückfrage gewährt werden. Interessenten wenden sich bitte an den Autor dieser Seiten.

Nutzung des WWW-Interfaces

Abfragen/ Anzeigen des Datenbestandes

Abfragen des Datenbestandes erfolgen im WWW-Interface stets nach demselben Schema: Anschließend werden alle Sätze, die die Suchkriterien erfüllen, aufsteigend sortiert nach Anlagen-Nummer und Anlagen-Unternummer, zeilenweise angezeigt. Einzelne Felder sind dabei durch den Delimiter (das Trennzeichen) '\' (Backslash) getrennt.

Überschriften kennzeichnen die Bedeutung der Feldinhalte; sie werden -- wegen der besseren Übersichtlichkeit -- nach jeweils 10 Datenzeilen eingefügt.

Einer Anlage zugeordnete Positions-Daten einer Bestellung sind über den Link (die Verknüpfung) "Order" der angezeigten Anlagen-Daten zeilenweise darstellbar, soweit sie vorhanden sind. Die einer Bestell-Position zugeordnete Information des Bestell-Kopfes kann -- aus der Anzeige der Daten der Bestell-Position heraus -- über den Link "Order-Kopf" zeilenweise angezeigt werden.

Bedeutung von Feldinhalten der Anlagen-Daten/ Suchkriterien unter WWW

Die im folgenden aufgeführten Beispiele für die Ergebnisse einer Suche mit vorgegebenen Suchkriterien beziehen sich -- soweit nicht explizit anders benannt -- auf die ausschließliche Vorgabe des einzelnen Suchkriteriums. Die Vorgabe weiterer Suchkriterien schränkt die Ergebnismenge im allgemeinen weiter ein.

Anlagen-Nummer (= DESY-Inventarnummer)

Anlagen-Unternummer

Anlagen-Beschreibung

Anlagen-Klasse

Hersteller

DFG-Schluessel

Zusatztext

KZ Mitbenutzung

Seriennummer

Anlagen-Status

(Aktualisierung extern) am

Aktualisierung extern (= Aktualisierungs-Art)

Kategorie des Anschaffungswertes

Standort

Werk

Anforderer + zugeordnete DESY-Gruppe

Geräteverantwortlicher + zugeordnete DESY-Gruppe

Kostenstelle

Projekt-Nummer (= PSP-Element)

Zugangsjahr ([new]"!!)

(Zugangs) Periode (= Monat) ([new]"!!)

Abschreibung JJMM

Aktivierungs-Datum

Wartung kumuliert

Bedeutung von Feldinhalten der Bestell-Daten

Einer Anlage zugeordnete Positions-Daten einer Bestellung werden wiederum -- soweit vorhanden -- aus der Anzeige der Anlagen-Daten heraus über den Link (die Verknüpfung) "Order" zeilenweise angezeigt. Die einer Bestell-Position zugeordnete Information des Bestell-Kopfes werden -- aus der Anzeige der Daten der Bestell-Position heraus -- über den Link "Order-Kopf" zeilenweise angezeigt.

Im folgenden werden die extern verfügbaren Daten der den Anlagen zugeordneten Bestellungen kurz in der Reihenfolge ihres Auftretens, bzw. ihrer Anzeige, beschrieben.

Bestell-Nummer (Bestell-Nr)

Positions-Nummer der Bestellung (-Pos)

Bestell-Text (Text Bestell-Position)

Bestell-Menge (Menge)

Bestell-Mengeneinheit (ME)

Externe Bedarfsanforderungs-Nummer (BA-Nr)

Empfänger

Empfänger-Ort (Abladestelle)

(Aktualisierung extern) am (AED-EXT-DAT)

Aktualisierung extern (AED-ART)

Bestell-Datum

Einkaufsgruppe (EKG)

(Aktualisierung extern) am (B-AED-EXT-DAT)

Aktualisierung extern (B-AED-ART)

Lieferanten-Nummer (L-Nr)

Lieferanten-Name (L-Name)

Lieferanten-Straße (L-Strasse)

Lieferanten-Land (L-Land)

Lieferanten-Postleitzahl (L-PLZ)

Lieferanten-Ort (L-Ort)

(Aktualisierung extern) am (L-AED-EXT-DAT)

Aktualisierung extern (L-AED-ART)

Beispiele zur Übernahme von SAP-Anlagen-Daten aus ORACLE in eigene Anwendungen

Nach MS Excel via WWW

(Achtung: siehe auch Hinweise unter "Ausstehende Dokumentation"!!)

Benutzer können über das WWW-Interface Daten in eigene Geräteverwaltungen unter Microsoft EXCEL übernehmen. Es empfiehlt sich, die Menge der zu übernehmenden Daten zu beschränken und z.B. nur Daten der relevanten Kostenstelle anzuzeigen.

Die Übernahme der nach einer Abfrage angezeigten Daten nach EXCEL (>= Version 5.0) ist in folgender Weise möglich:

Auf eine weitere Verarbeitung unter EXCEL wird an dieser Stelle nicht eingegangen; insbesondere müssen Benutzer selbst für eine Aktualisierung ihrer Satellitendatei sorgen.--

Nach MS Excel via ODBC

Voraussetzung für einen direkten Datenzugriff auf die relevanten ORACLE-Tabellen via ODBC ist neben einer DESY-ORACLE-USERID die Zugangsberechtigung zur Nutzung der Tabellen, die -- auf Rückfrage (!!!) -- gewährt werden kann.

Das Verfahren zur Datenübernahme nach EXCEL wird für Benutzer mit gültiger Tabellen-Zugangsberechtigung grob skizziert:

Die anschließend im EXCEL-Blatt vorliegenden Daten erfordern auch hier teilweise eine Korrektur der Spaltenbreiten/ des Layouts.

Auf eine weitere Verarbeitung unter EXCEL wird an dieser Stelle nicht eingegangen; insbesondere müssen Benutzer auch hier selbst für eine Aktualisierung ihrer Satellitendatei sorgen.--

Nach ORACLE

Voraussetzungen für einen direkten Datenzugriff auf die betrachteten ORACLE-Tabellen ist eine gültige Zugangsberechtigung, die -- auf Rückfrage (!!!) -- gewährt werden kann.

Benutzer mit gültiger DESY-ORACLE-USERID und erteilten Zugangsrechten könnten die für sie relevanten Daten z.B. unter SQL*Plus über einfache Befehle (create table ... as select * from ... where ...) in eigene, identische Tabellen-Strukturen übernehmen. Dabei müßten allerdings durch den Benutzer über PL/SQL-Scripten und unter Ausnutzung der Informationen zur letzten Änderung der Daten eine zukünftige Aktualisierung des eigenen Bestandes im Rythmus der offiziell erfolgenden Aktualisierung erreicht werden.

Alternativ können die relevanten Daten besser von geeigneten ORACLE-Anwendungen des Benutzers (oder über SQL*Plus) lediglich referenziert werden. (Vorteil: es wird dann immer auf die regelmäßig aktualisierten Daten zugegriffen!).

In beiden Fällen können ergänzende gerätespezifische Informationen in eigenen Tabellen des Benutzers abgelegt werden, wobei die Verknüpfung über die Verwendung derselben Primärschlüssel (Anlagen-Nummer, Anlagen-Unternummer) (respektive die für die Bestell-Daten und Lieferanten-Daten gültigen Primärschlüssel, siehe Daten-Struktur unter ORACLE), zu gewährleisten ist.--

Ergänzungen

Daten-Struktur unter ORACLE

Die folgende Aufstellung zeigt die -- den SAP-Anlagen-Daten zugrundeliegende -- Struktur der ORACLE-Tabellen unter der Instanz "DESY". Dabei gelten folgende Zuordnungen:

Die Bezeichnung der Tabellenspalten erfolgte in Anlehnung an die im SAP gebräuchlichen Feld-Bezeichnungen; diese charakterisieren jedoch nicht notwendigerweise die tatsächlichen Feldinhalte.--

Tabelle "gwoadmin.anla_sap":


 Name                   Null?           Type
 ----------------------------------------------
 ANLA_NR                NOT NULL        NUMBER(12)     
 ANLA_UNR               NOT NULL        NUMBER(4)      
 ANLA_KLASSE            NOT NULL        NUMBER(8)      
 STATUS                 NOT NULL        VARCHAR2(1)
 AKTIV_DATUM            NOT NULL        DATE
 ZUGANG_JAHR            NOT NULL        VARCHAR2(4)    ([new]"; Bereichsabfrage!!)
 ZUGANG_PERIODE         NOT NULL        VARCHAR2(3)    ([new]"; Bereichsabfrage!!)
 BESCHREIBUNG                           VARCHAR2(100)
 PROJEKT_NR             NOT NULL        VARCHAR2(24)   
 WERK                   NOT NULL        VARCHAR2(4)    
 KOSTENSTELLE           NOT NULL        NUMBER(10)     
 STANDORT                               VARCHAR2(10)
 TYPEN_BEZ                              VARCHAR2(15)
 ZUSATZ_TEXT                            VARCHAR2(50)
 HERSTELLER                             VARCHAR2(30)   
 ABSCHREIB_DAUER                        VARCHAR2(4)
 DFG_SCHLUESSEL                         VARCHAR2(4)
 KZ_MITBENUTZUNG                        VARCHAR2(4)
 WARTUNG_KUMULIERT                      NUMBER(12,2)
 AED_EXT_DAT                            DATE
 AED_EXT_ART                            VARCHAR2(1)
 WERTGRENZE                             VARCHAR2(9)    
 SERIENNUMMER                           VARCHAR2(25)   
 GWO_VA                                 VARCHAR2(12)   
 GWO_VA_GRP                             VARCHAR2(12)   

Primärschlüssel ist die Kombination aus Anlagen-Nummer und -Unternummer (ANLA_NR, ANLA_UNR). Die im SAP vorhandenen 2 Kurztextfelder zur Beschreibung der Anlage liegen hier unter 'BESCHREIBUNG' zusammengefaßt vor; damit wird -- mit Hilfe von Platzhaltern (Wildcard) -- eine gleichzeitige Suche über alle Kurztextfelder möglich.

Tabelle "gwoadmin.anla_sap_best":


 Name                   Null?           Type
 ----------------------------------------------
 BEST_NR                NOT NULL        NUMBER(10)    
 BEST_DATUM             NOT NULL        DATE
 EKG                    NOT NULL        VARCHAR2(3) ([new]"!!)
 LIEF_NR                NOT NULL        NUMBER(10)     
 AED_EXT_DAT                            DATE
 AED_EXT_ART                            VARCHAR2(1)

Primärschlüssel ist die Bestell-Nummer (BEST_NR). Bestellungen sind über 'LIEF_NR' eindeutig die Lieferanten-Nummern des SAP-Systems zugeordnet.

Tabelle "gwoadmin.anla_sap_best_pos":


 Name                   Null?           Type
 ----------------------------------------------
 BEST_NR                NOT NULL        NUMBER(10)     
 BEST_POS_NR            NOT NULL        NUMBER(5)      
 ANLA_NR                NOT NULL        NUMBER(12)     
 ANLA_UNR               NOT NULL        NUMBER(4)      
 BEST_POS_TEXT                          VARCHAR2(120)
 BEST_MENGE             NOT NULL        NUMBER(12,3)
 BEST_ME                NOT NULL        VARCHAR2(3)    
 BA_NR                                  VARCHAR2(10)   
 W_EMPF                                 VARCHAR2(12)
 ABLADESTELLE                           VARCHAR2(25)
 AED_EXT_DAT                            DATE
 AED_EXT_ART                            VARCHAR2(1)

Primärschlüssel ist die Kombination aus Bestell-Nummer und -Position (BEST_NR, BEST_POS_NR). Bestell-Positionen sind über die Kombination 'ANLA_NR, ANLA_UNR' eindeutig Anlagen zugeordnet.

Tabelle "gwoadmin.anla_sap_lieferant":


 Name                   Null?           Type
 ----------------------------------------------
 LIEF_NR                NOT NULL        NUMBER(10)     
 LIEF_NAME              NOT NULL        VARCHAR2(35)   
 LIEF_STRASSE                           VARCHAR2(35)   
 LIEF_PLZ                               VARCHAR2(10)
 LIEF_ORT                               VARCHAR2(35)   
 LIEF_LAND                              VARCHAR2(3)
 AED_EXT_DAT                            DATE
 AED_EXT_ART                            VARCHAR2(1)

Primärschlüssel ist die SAP-Lieferanten-Nummer (LIEF_NR).

Ausstehende Dokumentation

Diese Online-Dokumentation wird laufend ergänzt. Folgende Punkte blieben bisher unberücksichtigt: Nähere Informationen zu diesen Themen sind zwischenzeitlich von Gundolf Erhorn, IT, Tel. 4651, zu erhalten.
Wenn Sie Anregungen zur Verbesserung des WWW-Interfaces geben möchten, senden Sie bitte eine Nachricht an die "Konferenz der Gerätebeauftragten", oder an den Autor.
Gundolf Erhorn, IT   Letzte Änderung: 22. Mai 2018
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