Der Beschaffungsordnung unterliegen alle Beschaffungen des Sachmitteletats für Betriebsmittel und Investitionen mit Ausnahme von Miete und Pacht von Immobilien und Literaturbeschaffungen. Literatur wird mit Ausnahme von (Betriebs-)Handbüchern für Geräte oder Softwareliteratur durch die Gruppe L beschafft.

Für Geräte (inventarisierungspflichtige Sachgüter mit Ausnahme von Möbeln) gilt ergänzend die GWO (Gerätewirtschaftsordnung, siehe Anhang 3, Ziffer 3.3).

Für die externe Beschaffung von Lieferungen und Leistungen jeglicher Art ist grundsätzlich die Abteilung Warenwirtschaft V4 zuständig.

Der Beschaffungsvorgang im Sinne dieser Ordnung umfaßt:

- die Anforderung von Lieferungen und Leistungen (auch zur Ansicht) durch den

Anwender (Bestellanforderung)

- die Prüfung der Anforderung

- die Einholung und Auswertung von Angeboten

- die Auftragserteilung

- die Überwachung der Vertragsabwicklung bis zur Erfüllung der Lieferung oder

Leistung bzw. bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist

Für die reibungslose Abwicklung eines Beschaffungsvorganges ist eine enge, möglichst frühzeitig einsetzende Zusammenarbeit zwischen den anfordernden Stellen und V4 unerläßlich.

Die Dauer eines Beschaffungsvorganges wird entscheidend durch die Dauer der Angebotseinholung bestimmt.

Im einzelnen ist für die Dauer der Bearbeitung durch V4 mit nachstehenden Regelzeiten zu rechnen:

Diese Regelzeiten können nur dann eingehalten werden, wenn die Spezifikationen von den Anwendern mit bestmöglicher Genauigkeit ausgearbeitet werden. Verzögerungen durch erforderliche Rückfragen verlängern die genannten Zeiten entsprechend.

Beschaffungen mit einem geschätzten Gesamtbetrag - inkl. der kumulierten Beträge von Optionen bei Lieferungen bzw. von 48 Monaten bei wiederkehrenden Dienstleistungen - in Höhe = 200.000 ECU (VOL) bzw.= 5.000.000 ECU (VOB) sind nach den EU-Richtlinien vorzunehmen. Die EU-Richtlinien greifen ab festgelegten Schwellenwerten, die in ECU angegeben sind.

Nach der EG-Lieferkoordinierungs-/Dienstleistungskoordinierungs-Richtlinie werden Planzahlen zwecks Veröffentlichung im EU-Raum benötigt, die von den Bereichsleitern einmal jährlich nach Aufforderung durch V4 an V4 zu melden sind. Hierbei handelt es sich um eine nicht verbindliche Bekanntmachung über den vorgesehenen Gesamtwert entsprechender Aufträge, die innerhalb der nächsten 12 Monate vergeben werden sollen, wobei der Gesamtwert

beträgt.

Die entsprechenden Planzahlen werden von V4 bis zum 31.01. des laufenden Kalenderjahres benötigt.

Einzelheiten zum EU-Verfahren finden sich in Abschnitt III (Richtlinien für die Abt. Warenwirtschaft).

Für die ordnungsgemäße Abwicklung der gesamten Bestellvorgänge ist V4 verantwortlich, soweit für die Rechnungsprüfung und Zahlungsregulierung nicht die Finanzabteilung V3 zuständig ist.

Der Beschaffungsvorgang läßt sich in folgende einzelne Schritte unterteilen:

- Genehmigung der Bestellanforderung

bis DM 3.000,-- Gruppen-/Abteilungsleiter

bis DM 50.000,-- zusätzlich Bereichsreferent

über DM 50.000,-- zusätzlich Bereichsleiter

ab DM 100.000,-- zusätzlich Zustimmung des Direktoriums

Die Stückelung von Bestellungen zur Unterschreitung einer Genehmigungs- grenze ist unzulässig.

- Beratung durch Kommissionen bzw. Komitees u. ä.

- Kontierung und Buchung der Bestellanforderung durch die

Finanzabteilung V3

- V4 entscheidet ggf. in Abstimmung mit dem Anwender über die Art der Vergabe (vergl. Abschnitt III., Ziffer 1.)

- Einholung der Angebote durch V4 (in der Regel schriftlich)

- Angebotseröffnung durch V4 im vorgesehenen Verfahren

- Ggf. technische Prüfung der Angebote und Vergabevorschlag durch den Anwender

- Bei Beschaffungen > 80 TDM Prüfung des Vergabevorschlags durch die

Einkaufskommission

- Bei Beschaffungen > 100 TDM entscheidet das Direktorium über die Auf- tragsvergabe

- V4 bereitet den schriftlichen Auftrag vor

- Ggf. Prüfung durch V5

- Verbindliche Unterschrift (Eine Unterschrift für Bestellungen bis DM 800,--,

ansonsten stets 2 Unterschriften)

= = = = < =

TDM TDM TDM TDM TDM TDM

3 10 50 80 100 100

Zeiter Einkäufer X X

Erster Einkäufer X X X

Abschnittsleiter X X

Abteilungsleiter V4 X X

Mitglied des Direktoriums X X X

- Weitere kaufmännische Abwicklung durch V4

- Die Warenannahme V43 nimmt grundsätzlich alle Waren für DESY in Empfang.

Bestellungen dürfen nur angefordert werden, wenn

2. Vorbereitung und Durchführung

Die Abteilung V4 ist bei geplanten größeren Beschaffungen rechtzeitig zu verständigen und hinzuzuziehen, um das jeweilige Vergabeverfahren festzulegen.

Sollen Beschaffungen zu dem Zweck erfolgen, diese ins Ausland zu verbringen, so ist vor der Beschaffung die Zollstelle bei V4 zu befragen, ob dies zollrechtlich zulässig ist.

Angebote dürfen nur über V4 (für Ausnahmen bei Sonderfertigungen vgl. Anhang 3, Ziffer 3.5) eingeholt werden. V4 berät den Anforderer. Eingegangene Angebote müssen vertraulich behandelt werden.

Alle technischen und wissenschaftlichen Gruppen haben die Möglichkeit, sich am Markt über den jeweils neuesten Stand der Technik und Entwicklung durch Informationsgespräche sowie durch Anfordern von Prospekten, Datenblättern und ggf. Informationsangeboten zu unterrichten. Da diese Angaben unabhängig vom Beschaffungsverfahren eingeholt werden, sind Lieferanten besonders darauf hinzuweisen, daß es sich lediglich um unverbindliche Informationen handelt.

Bei Vertragsverhandlungen mit Anbietern bzw. Auftragnehmern ist die Teilnahme von V4 zur Wahrung kaufmännischer Interessen unerläßlich und rechtzeitig mit V4 abzustimmen.

2.2 Kleinbeschaffungen (z.Z. in Überarbeitung)

Zur Versorgung der Anwender mit dringend benötigten Bedarfsartikeln bis DM 300,-- besteht bei V4 ein Bareinkaufsdienst, der Besorgungen im Stadtgebiet Hamburgs bzw. im Großraum Berlin vornehmen kann. Auch in diesen Fällen muß der Anforderer eine Bestellanforderung ausstellen und diese über V3 an V4 übermitteln. (Der Bareinkaufsdienst wird neu geregelt und dem Betrieb zu gegebener Zeit separat bekanntgemacht.)

2.3 Eilbeschaffungen

In Notfällen (Ausfall von wichtigen Geräten, dringende Reparatur von wichtigen Anlagen) kann der Anforderer nach vorheriger Abstimmung mit V4 telefonisch oder in anderer Weise einen Auftrag erteilen. Der Anforderer ist verpflichtet, unverzüglich eine Bestellanforderung auszustellen mit dem Vermerk der Dringlichkeit und dem Namen des Einkäufers, mit dem die Abstimmung über die Auftragsvergabe erfolgte. Im übrigen ist die Bestellanforderung wie unter 1. dargestellt zu behandeln.

2.4 Sonderfertigungen

Alle Geräte, Baugruppen oder -teile, welche für den weiteren Ausbau der Forschungsanlagen, für die Ergänzung oder Modernisierung bestehender Anlagen sowie für Experimente benötigt werden und nicht Fertigprodukte sind, die vom einschlägigen Handel bezogen werden können, gelten als Sonderfertigung.

Der erforderliche Werkstattauftrag wird über V33 an die Arbeitsvorbereitung W4 bzw. W5 geleitet. Dort wird festgestellt, ob die beabsichtigte Ausführung der Sonderanfertigung fertigungsgerecht ist und die Herstellung in DESY-eigenen Werkstätten zweckmäßig oder eine Auftragsvergabe an eine Fremdfirma geboten ist (Anweisung für den Verfahrensablauf bei der Vergabe von Aufträgen für Sonderfertigungen im Anhang 3, Ziffer 3.5).

Der Bestellanforderung ist der Vordruck "Personalwirtschaftliche und Wirtschaftlichkeitsprüfung einer Auftragsvergabe nach AÜG" ausgefüllt beizufügen (vergleiche Muster im Anhang 1, Ziffer 1.4).

Der Auftragnehmer muß in jedem Fall zur Überlassung von Arbeitnehmern nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) befugt sein.

2.5.1) Befristete Beschäftigungen bei außerordentlichem Bedarf im V-Bereich

Die Bestellanforderung ist an die Personalabteilung V2 zu richten. V2 prüft den Bedarf und die Verfügbarkeit der benötigten Mittel und gibt dann die Bestellanforderung gegengezeichnet über V3 an V4 weiter. Die Überwachung nach dem AÜG wird von V2 vorgenommen.

2.5.2) Befristete Beschäftigungen bei sonstigem außerordentlichen Bedarf

Die Bestellanforderung ist über V3 an V4 zu richten. V4 prüft die Wirtschaftlichkeit und vergibt den Auftrag nach AÜG. V2 erhält von V3 Kopien der Bestellanforderung und übernimmt die Überwachung nach dem AÜG.

zu 2.5.1 und 2.5.2)

- V3 zieht von den Bestellanforderungen Kopien und leitet davon eine an den Betriebsrat, die andere an V2, diese jedoch nur, wenn V2 nicht Aussteller ist.

- Das Original wird nach Buchung an V4 weitergeleitet.

- Der Betriebsrat informiert über seine Zustimmung/Ablehnung V4 direkt.

- Nach Äußerung des Betriebsrats - diese muß innerhalb von etwa 3 Tagen erfolgen - kann V4 die Beschaffung auslösen, soweit nicht aufgrund erreichter Wertgrenzen die Zustimmung durch Einkaufskommission und/oder Direktorium erforderlich ist .

2.6 Kontrakte

Zur Vereinfachung und Beschleunigung des Beschaffungsverfahrens bei Aufträgen über wiederkehrende, gleichgeartete Lieferungen und Leistungen kleineren Umfangs bzw. Lieferungen und Leistungen, die aufgrund von DESY-Gegebenheiten nur von bestimmten Unternehmen ausgeführt werden können und die in nicht vorher bestimmbarer Menge, jedoch häufig anfallen, können von V4 Wert- oder Mengenkontrakte (ohne Erfüllungspflicht) abgeschlossen werden. Die anfordernden Gruppen sind aufgefordert hiervon in möglichst großem Umfang Gebrauch zu machen.

Für die Genehmigung der hierfür erforderlichen Bestellanforderungen, die deutlich als Kontrakt (möglichst in Großbuchstaben) zu kennzeichnen sind, gelten die Genehmigungsgrenzen (ausgenommen Transport- und Lagermaterial-Kontrakte) sowie die Zustimmungs- und Ausschreibungsgrenzen.

Auf der Bestellanforderung sind die Abrufberechtigten (bis zu 4 Personen), die berechtigt sein sollen, Einzelabrufe aus dem Kontrakt rechtverbindlich zu unterschreiben, zu vermerken.

Die jeweils gewünschte Einzellieferung oder -leistung ist als Abruf zum Kontrakt gemäß festgelegtem Verfahren abzuwickeln. Der Abrufberechtigte ist dafür verantwortlich, daß der von ihm unterzeichnete Abrufauftrag mit dem der angeforderten Lieferung/Leistung entsprechenden Abrufbetrag versehen ist.

Die Unterschriftsberechtigungen für die Abrufaufträge aus Kontrakten werden vom Direktorium einmal jährlich aufgrund einer von V4 zu erstellenden Auflistung aller Kontrakte mit Laufzeitende im Vorjahr nachträglich genehmigt.

Weitere Informationen zum Verfahren bei Kontrakten sind Anhang, Ziffer 1.5 zu entnehmen.

Bücher und (Fach-)Zeitschriften u. a. Verlagserzeugnisse werden durch die Gruppe L (Bibliothek und Dokumentation) beschafft. Die Anforderung solcher Erzeugnisse ist per Bestell-Anforderung, unterschrieben durch den Gruppen-/Abteilungsleiter der anfordernden Gruppe, an L zu schicken. Ansonsten gelten die Regeln wie unter Bestellanforderungen (Ziff. 2.1 ) beschrieben.

Betriebs- und Gerätehandbücher sowie nicht in Verlagen erscheinende Softwareliteratur werden durch V4 beschafft. In diesen Fällen leitet L die entsprechenden Bestellanforderungen über V3 an V4 weiter.

2.8 Beteiligung von Kommissionen bzw. Komitees

Je nach Art des angeforderten Gegenstandes muß die Bestellanforderung ggf. von dem Anforderer einer Kommission bzw. einem Komitee vorgelegt werden. Diesen Kommissionen/Komitees obliegt ein Beratungsrecht bezüglich der Typenwahl.

Besonderheiten gelten für die Einschaltung der Stabsstellen Sicherheit D5 und Strahlenschutz D3:

- D5 ist zu befragen, ob Geräte oder Anlagen einer besonderen behördlichen Zulassung bedürfen. Dies gilt insbesondere, wenn die Geräte im Ausland gekauft werden und u. U. für die Bundesrepublik Deutschland keine Betriebsgenehmigung vorhanden ist (z. B. bei Druckbehältern, Druckgasschaltern, Hebewerkzeugen, Schuß- und Bolzensetzapparaten, Laserapparaten, explosionsgeschützten elektrischen Betriebsmaterial

u. a.). D5 prüft die Bestellanforderung hinsichtlich der Einhaltung der relevanten Vorschriften und zeichnet sie ab.

- Radioaktive Präparate, die den Strahlenschutzvorschriften unterliegen, dürfen ausschließlich über D3 bestellt werden. Der Erwerb solcher Präparate ist durch D3 der Aufsichtsbehörde anzuzeigen.

Alle radioaktiven Stoffe müssen als eingehende Sendung über D3 dem Anwender ausgeliefert werden. Sollten dennoch radioaktive Stoffe direkt beim Anwender oder in der Warenannahme angeliefert werden, so besteht die Verpflichtung, D3 umgehend zu verständigen.

- Angebote werden grundsätzlich von V4 eingeholt.

Der Anforderer ist zur förmlichen Einholung von Angeboten nicht berechtigt.

- V4 erstellt nach förmlicher Eröffnung der eingegangenen Angebote einen Preisspiegel, soweit dieses anhand der Angebote ohne großen Aufwand zu diesem Zeitpunkt möglich ist, und übergibt alle Unterlagen zur technischen Prüfung an die anfordernde Stelle.

- Eingegangene Angebote sind vertraulich zu behandeln und dürfen Mitbietern nicht zur Kenntnis gegeben werden.

- Nach Angebotseröffnung und Klärung aller technischen und kaufmännischen Fragen darf der Kontakt zu den Bietern nur noch über V4 aufgenommen werden.

Bei Bekanntwerden von personellen und finanziellen Verflechtungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (z.B.: finanzielle Beteiligung eines Mitarbeiters des Forschungsinstituts am Auftragnehmer) sind Bestellungen an solche nicht zu vergeben, um Wettbewerbsverzerrungen auszuschließen.

Der Aussteller einer Bestellanforderung soll gegebenenfalls vermerken, ob der geplante Beschaffungsvorgang für den Technologie-Transfer (TT) von Bedeutung sein kann (Innovationspotential, Schutzrechtsrelevanz etc.). V4 wird dann den TT-Beauftragten einschalten.

2.12 Gegenseitige Information und Verhandlungsführung

V4 informiert den Anforderer durch eine Kopie der Auftragsbestätigung, wenn die Bestätigung in den Belangen, die der Anforderer zu beurteilen hat, vom Auftragstext abweicht. Der Anforderer ist verpflichtet, die Auftragsbestätigung zu prüfen und Rücksprache mit V4 zu halten.

Um Fehlinterpretationen zu vermeiden, sind Auftragnehmer auf die Abteilung V4 zu verweisen, soweit kaufmännische Fragen berührt werden könnten.

Von Schriftwechseln, Gesprächen und Telefonaten, soweit sie für die Abwicklung der Bestellung von Bedeutung sind, ist V4 (bzw. der Anforderer) durch Kopie oder Notiz vom Anforderer (bzw. von V4) zu informieren.

2.13 Prüfung von Lieferung und Leistung

Lieferungen sind vom Anforderer unverzüglich auf Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit zu prüfen. Der Wareneingang ist durch Rücksendung des quittierten Begleitzettels an V4 zu bestätigen.

Leistungen sind vom Anforderer auf Vollständigkeit und gegebenenfalls Funktionsfähigkeit zu prüfen. Die Bestätigung kann durch Abnahmeprotokolle oder geprüfte Leistungsnachweiszettel erbracht werden. Kopien von Abnahmeprotokollen und Stundennachweiszetteln sind an V4 zu schicken. In jedem Fall ist V4 schriftlich von der Abnahme zu unterrichten.

Zur Prüfung von Geräte-Lieferungen siehe auch Ziffer 2 GWO.

2.14 Überwachung von Gewährleistungsfristen (vergl. Ziffer 4 GWO) Generell sind zur Wahrung der DESY-Interessen Beginn und Beendigung der Gewährleistungs-/Garantiefristen durch den jeweiligen Geräteverantwortlichen zu überwachen.

Hierzu erhält ab einem Anschaffungswert von DM 20.000,-- jeder Geräteverantwortliche einmal vierteljährlich einen Hinweis (als Liste oder Einzelbeleg), welche Garantiefristen im Laufe des folgenden Halbjahres auslaufen. Dem Geräteverantwortlichen obliegt es, die Funktionsfähigkeit vor Ablauf der Garantiefrist zu prüfen und für den Fall, daß Mängel festgestellt werden, diese unverzüglich V4 mitzuteilen, damit hier die Prüfung unter kaufmännischen Gesichtspunkten erfolgen kann.

Eingriffe von DESY-Mitarbeitern in das Gerät während der Gewährleistungsfrist sowie die Weiterbenutzung schadhafter oder fehlerhafter Geräte sind unzulässig.

Ziffer 3.5). Lediglich unverbindliche Anfragen und Informationen, die einer technischen Vorklärung dienen, dürfen auch direkt vom Bestellanforderer veranlaßt werden.

Die Vergabe von Bestellungen erfolgt nach wirtschaftlichen Grundsätzen. In die Prüfung der Wirtschaftlichkeit sind Gesichtspunkte der sparsamen Mittelverwen-dung im Rahmen der Anwendung des öffentlichen Vergabewesens, der besonderen Anforderungen von Wissenschaft und Technik sowie der betrieblichen Erfordernisse einzubeziehen.

Neben dem satzungsmäßigen Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind nachstehende Beschaffungsgrundsätze zu beachten:

1.1.1) Beschaffungen bis DM 300,--

Einkäufe bis DM 300,-- ohne Bezug zu bestehenden Abrufkontrakten werden nach

den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit als Barkäufe getätigt (§ 3 Nr. 4 VOL/A).

1.1.2) Beschaffungen bis DM 10.000,--

Beschaffungen bis DM 10.000,-- werden mit Bezug auf das Schreiben des BMBF,

Ref. Z 22 vom 21.06.1995 freihändig vergeben, wenn sie keinen Bezug zu bestehenden Abrufkontrakten haben.

Klein-Bestellungen (bei V4 auch als Low-Value-Bestellungen bezeichnet) mit einem Gesamtwert bis DM 800,-- werden in einem vereinfachten Verfahren erteilt. Danach ist der Versand der Bestellung direkt aus dem SAP per Fax vorgesehen. Die Ablage dieser Vorgänge erfolgt im vereinfachten Verfahren (vergl. V4-Vermerk 03/95 im Anhang 3, Ziffer 3.9).

1.1.3) Beschaffungen über DM 10.000,--

Beschaffungen über DM 10.000,-- unterliegen den weiteren Regelungen der §§ 3 und 3a VOL/A.

Beschaffungen nach dem EU-Verfahren über

ECU 200.000 = 381.000,00 DM (gültig bis 31.12.1997)

VOL und VOB enthalten sogenannte a-§§, die die Beschaffungsfälle nach den EU-Richtlinien regeln. Sie sind deutsches Recht und für DESY zwingend vorgeschrieben. Die EU-Richtlinien greifen ab festgelegten, in dieser Beschaffungsordnung aufgeführten Schwellenwerten, die in ECU und DM angegeben sind. Die auf dem Umrechnungskurs ECU/DM basierenden DM-Schwellenwerte werden im zweijährigen Rhythmus neu festgelegt. Die hier vermerkten Werte gelten bis zu dem genannten Datum. Neue Werte werden bekanntgegeben.

Zur Anwendung kommen bei DESY zur Zeit die

- EG-Baukoordinierungs-Richtlinie (BKR) mit einem Schwellenwert (= Gesamtauftragswert für das gesamte Bauvorhaben) von

Zum Zwecke der Einhaltung dieser Vorschrift ist es erforderlich, daß die zuständige Bauabteilung auf dem Beiblatt zur Bestellanforderung jeweils den geschätzten Gesamtauftragswert des Bauvorhabens angibt, hierzu gehören

die reinen Baukosten, etwaige vom Auftraggeber beigestellte Stoffe, Bauteile und Leistungen. Hingegen zählen nicht zum Auftragswert die Grundstücksko- sten, die öffentliche Erschließung, Kosten für Vermessung und Vermarktung, die Baunebenkosten, bewegliche Ausstattungs- und Einrichtungsgegenstän- de sowie etwaige Entschädigungen und Schadenersatzleistungen. Planungs- kosten sind nur dann in den Gesamtauftragswert einzurechnen, wenn Pla- nungsleistungen zusammen mit Bauleistungen in Auftrag gegeben werden.

Ist eine losweise Vergabe der Bauleistungen vorgesehen und wird der geschätzte Gesamtwert von 5 Mio ECU für dieses Bauvorhaben überschrit- ten, sind für jedes Los von ³ 1 Mio ECU die a-§§ anzuwenden. Außerdem sind alle Lose, unabhängig von ihrem Einzelwert, nach Maßgabe der a-§§ zu vergeben, bis 80% des geschätzten Gesamtaufttragswertes erreicht sind.

Überwiegt bei Bauleistungen der Anteil an Lieferungen, ist entsprechend der EG-Lieferkoordinierungs-Richtlinie zu verfahren.

- EG-Lieferkoordinierungs-Richtlinie (LKR) mit einem Schwellenwert (= Gesamtauftragswert einschließlich Optionsrechte) von

- EG-Dienstleistungsrichtlinie (DKR) mit einem Schwellenwert (= Gesamtauftragswert einschließlich Optionsrechte) von

Besonderheiten bei der Ermittlung des Gesamtauftragswertes sind in Abschnitt I, Artikel 7 der EG Dienstleistungsrichtlinie 92/50/EWG (vergleiche Anhang 3, Ziffer 3.10) geregelt.

Laut Artikel 15 Abs. 1 der Richtlinie ist sobald wie möglich nach Beginn des Haushaltsjahres durch alle Auftraggeber (Art. 1 Buchstabe b) eine nicht verbindliche Bekanntmachung über den vorgesehenen Gesamtwert der Dienstleistungsaufträge in jeder Kategorie des Anhangs IA sowie der Liefer- verträge im Amtsblatt der EG zu veröffentlichen. (Siehe hierzu auch Ab- schnitt I., Ziffer 1, Seite 6 und 7).

- Statistikpflicht nach den EG-Richtlinien:

DESY ist aufgrund der Vorgaben der EG-Kommission verpflichtet, beginnend für das Jahr 1996 im 2-Jahres-Rhythmus entsprechend CPV-Nomenklatur der Anlagen EG-Richtlinien die Beschaffungen zu melden.

Bei einer Aufforderung zur Teilnahme an einer Öffentlichen Ausschreibung können Anforderungen an die gewöhnliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit möglicher Bewerber genannt werden, um den Teilnahmewilligen einen unvertretbaren Aufwand zu ersparen (§ 3 Nr. 1 Abs. 1 VOL/A).

Von einer Öffentlichen Ausschreibung ist abzusehen, wenn ein Mißverhältnis zwischen Aufwand und Erfolg sowohl bei DESY als auch bei den Bietern erkennbar wird. Zu beachten ist bei solcher Entscheidung sowohl der Aufwand bei DESY als auch in besonderem Maße der Aufwand zur Angebotserstellung bei dem einzelnen Bewerber unter Abwägung seiner Erfolgschancen bei einer Öffentlichen Ausschreibung (§ 3 Nr. 3 Buchstabe b VOL/A). In der Regel ist dieses Mißverhältnis unter TDM 100 gegeben.

Wenn eine Öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat oder aus im Einzelfall nachweisbarer Dringlichkeit (bei Verschulden DESYs oder einzelner Mitarbeiter entfällt die Begründung der Dringlichkeit) unzweckmäßig ist, so hat - wenn nicht nachfolgend genannte Ausnahmen gelten - eine Beschränkte Ausschreibung zu erfolgen (§ 3 Nr. 3 Buchstabe c und d VOL/A).

Die Freihändige Vergabe als Ausnahme von der Ausschreibung darf nur in den in § 3 Nr. 4 VOL/A genannten Fällen stattfinden.

1.2 Erkundung des Bewerberkreises bei Beschränkter Ausschreibung und

Eine Erkundung des Bewerberkreises kann unterbleiben, wenn eine dokumentierbar ausreichende Marktkenntnis vorhanden ist.

Zu einer Erkundung des Bewerberkreises kann öffentlich aufgefordert werden, sich um eine Teilnahme zu bewerben (§ 3 Nr. 1 Abs. 4 VOL/A). Hierbei sollten Merkmale für geforderte Fachkunde und Nachweis der Leistungsfähigkeit für die bestimmte Beschaffung genannt werden.

Bei Vorliegen gültiger Ausschreibungsergebnisse der FHH kann von DESY in diese Ausschreibung eingetreten werden.

Bei Vergabe über DM 10.000,-- können die Auftragsberatungsstellen der Länder, insbesondere die der FHH sowie die des Bundeslandes Brandenburg (Cottbus) nach § 4 Nr. 2 Abs. 2 VOL/A befragt werden.

Weitere Quellen können einschlägige Branchenverzeichnisse sein.

Bei einer Beschränkten Ausschreibung ist kleinen und mittleren Unternehmen die Teilnahme zu ermöglichen.

Bei der Auswahl von Firmen soll unter den Bewerbern gewechselt werden. Von diesen Bestimmungen darf nur abgewichen werden, falls dies durch die Art der zu vergebenen Leistungen zweckmäßig ist.

Bei Großaufträgen ist Bewerbern aufzugeben, daß sie sich bemühen, Unteraufträge über Teilleistungen an kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie sie es mit einer vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbaren können.

(Gemäß Richtlinien der Bundesregierung zur angemessenen Beteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen im Handwerk, Handel und Industrie bei der Vergabe öffentlicher Aufträge nach der VOL).

Als Grundsatz gilt die eindeutige und erschöpfende, herstellerneutrale Leistungsbeschreibung (vergl. Anhang 2, Ziffer 2.7), die alle Komponenten für eine Preisbildung deutlich macht und einem Anbieter oder Auftragnehmer kein ungewöhnliches Wagnis aufbürdet, auf das er keinen Einfluß hat und dessen Einfluß auf Preise und Fristen er nicht vorausschätzen kann. Die Anbieter sind in die Lage zu versetzen, daß sie unter gleichen Voraussetzungen ihr Angebot einreichen können, dies gilt insbesondere auch für Anbieter aus den EU-Staaten.

Die Art der Leistungsbeschreibung erfolgt

Verboten in einer Leistungsbeschreibung ist jede Beschreibung technischer Merkmale, die ohne sachlichen Grund Erzeugnisse bestimmter Unternehmen bevorzugt oder ausschließt.

1.2 Anlage 1 zur Bestellanforderung 3

1.3 Anhang zur Bestellanforderung für zusätzlichen Personalbedarf 4

1.4 Kontraktabruf-Formular 5

Kontraktabruf Erläuterungen zum Verfahren 6

1.5 Verwahrungsvertrag (Hamburg) 7

2. Übersichten

2.1 Zuständigkeitsgebiete bei V4/V4-Z 8

2.2 Bearbeitungsablauf einer Bestellanforderung 10

2.3 Checkliste für die Erstellung von Ausschreibungs-, Anfrage- und Vertragstexten 12

2.4 Nach Redaktionsschluß entfallen 14

2.5 Ablauf von Bauvorhaben 15

2.6 Ablauf von VOB-Ausschreibungen, bei Einsatz von Ing.-/Architektenbüros zwecks technischer Hilfestellung 16

2.7 Merkblatt zum Inhalt neutraler technischer Spezifikationen/Leistungsbeschreibungen 17

2.8 Wertgrenzen im Zusammenhang mit Beschaffungen und Verwertungen 18

3.1 DESY-Satzung, Stand: 31. Oktober 1991 19

3.2 § 13 einschließlich Anlage II DESY-Finanzstatut 23

3.3 DESY-Gerätewirtschaftsordnung (GWO) 24

3.4 DESY-Einkaufsbedingungen 28

3.5 Anweisung vom 06.02.1976 für den Verfahrensablauf bei der Vergabe von Aufträgen für Sonderfertigungen 29

3.6 Dienstanweisung vom 20.06.1969 für Technische Bevollmächtigte über die Abgrenzung der Verantwortung bei der Überwachung und Durchführung von Lieferverträgen 31

3.7 V4-Vermerk vom 27.03.1981 betreffend die Terminologie in Wartungsverträgen 32

3.8 V-Vermerk 76/90 vom 16.05.1990 betreffend das Beschaffungsverfahren EDV 33

3.9 V4-Vermerk 03/95 betreffend Kleinbestellungen bis DM 800,-- 34

3.10 Auszug aus der EG-Dienstleistungsrichtlinie (Abschnitt I, Artikel 7) 35s

EVENTUELL AUFZUNEHMENDE PUNKTE BEO 1999:

WIRTSCHAFTLICHKEITSBERECHNUNGEN EDV/KFZ:

KAUFVERTRAG/WERKVERTRAG/WERKLIEFERUNGSVERTRAG:

Getrennte Abnahmeverfahren für vorgenannte Verträge festlegen (Ergebnis der AG-Gerätewirtschaft abwarten)

VERFAHRENSABLAUF BEI KONTRAKTEN:

Zur Vereinfachung und Beschleunigung des Beschaffungsverfahrens bei Aufträgen über wiederkehrende Lieferungen und Leistungen können von V4 Wert- oder Mengenkontrakte abgeschlossen werden. Die anfordernden Gruppen sind aufgefordert hiervon in möglichst großem Umfang Gebrauch zu machen.

Für die Genehmigung der hierfür erforderlichen Bestellanforderungen gelten die Genehmigungsgrenzen (ausgenommen Transport- und Lagermaterial-Kontrakte) sowie die Zustimmungs- und Ausschreibungsgrenzen.

Abruf-Kontrakte sind durch den Gruppen-/Abteilungsleiter mit einer Bestellanforderung zu beantragen. Dazu sind folgende Angaben erforderlich:

- Art des Abrufvertrages (genaue Bezeichnung der Lieferungen/Leistungen ggfs. Vorlage der technischen Spezifikation)

- Gesamtwert/-menge

- deutliche Kennzeichnung als KONTRAKT (möglichst in Großbuchstaben)

- Namen der/des Mitarbeiter(s) [Abrufberechtige(r)], der/die berechtigt sein sollen, Einzelabrufe aus Kontrakten rechtsverbindlich zu unterschreiben

Unterschriftsberechtigt sind

- bis DM 3.000,-- die vom zuständigen Bereichsleiter hierzu bestimmten Mitarbeiter

- über DM 3.000,-- entsprechend den Unterschriftenregelung für Bestellan- forderungen der jeweils zuständige Bereichsreferent bzw. Bereichsleiter

Die Einzelabrufe/Abrufaufträge aus Kontrakten werden jeweils durch die entsprechenden Anwender vorgenommen und beinhalten rechtlich erst die eigentliche Verpflichtungserklärung durch DESY. Zum Abruf berechtigt sind die im Wert-/Mengenkontrakt genannten DESY-Mitarbeiter bzw. die Bereichsreferenten oder Bereichsleiter. Die Unterschriftsberechtigungen für die Abrufaufträge aus Kontrakten werden vom Direktorium einmal jährlich im nachherein sanktioniert. Hierzu erstellt V4 einmal jährlich eine Auflistung aller Kontrakte mit Laufzeitende im Vorjahr. Die Liste enthält mindestens folgende Angaben:

- die Kontrakt-Nr.

- die Nummer der Bestellanforderung(en) - die Einkaufsgruppen-Nr.

- den Namen des Auftragnehmers

- den Kontraktgegenstand

- das wertmäßige Kontrakt-Jahresvolumen

- das wertmäßige Abrufvolumen - die anfordernde Gruppe

- die Abrufberechtigten/Abrufbevollmächtigten

- Kontraktlaufbeginn - Kontraktlaufzeitende

Abrufe aus den Kontrakten erfolgen über das Formular ABRUFAUFTRAG zum Kontrakt Nr.: ............... mit den erforderlichen Mengen- und - soweit vorhanden - Preisangaben direkt beim Lieferanten; alle beteiligten DESY-Stellen sind gemäß Verteiler am linken Rand des Abrufauftrags durch Übersendung einer Kopie zu informieren. Die weitere Bearbeitung des Abrufauftrages bei V3 erfolgt wie bei einer Bestellanforderung.

V4 erstellt aufgrund der über V3 eingegangenen Kopie des Abrufauftrages eine neue Position zu Kontrakt

Die richtige Lieferung bzw. Leistung wird auf der Kopie Leistungsnachweis (ggfs. einschließlich Aufmaß) von einem kompetenten Mitarbeiter der anfordernden Gruppe/Abteilung bescheinigt.

Sollte sich beim Aufmaß bzw. bei der Abrechnung eine Überschreitung der genehmigten Werte ergeben, ist die nachträgliche Zustimmung des Bereichsreferenten bzw. des Bereichsleiters in folgenden Fällen einzuholen:

- Wert der Erhöhung > DM 3.000,-- (ggfs. unter Einschluß früherer Erhöhungen) - Gesamtwert erstmals > DM 3.000,--

Die weitere Abwicklung der Abrufaufträge entspricht der bei "normalen" Aufträgen.

ZOLL:

Alle Speditions- und Zollrechnungen sind zum Zwecke der tarifrechtlichen Prüfung vor der Weitergabe an V3 an V400 zu leiten. Hier wird auf der V4-Rechnungskopie ein entsprechender Prüfvermerk angebracht. Von der Auftragsabwicklung wird auf dem Rechnungsvorblatt sichtbar für V3 die erfolgte Prüfung vermerkt.