FAQ

 

A. Allgemeines

Besteht die Möglichkeit, die eingegebenen Formulardaten zu speichern?

Das Formular mit den eingegebenen Daten kann nach Betätigung des Drucksymbols  als PDF-Datei lokal auf dem PC gespeichert werden. Diese Datei kann am PC nicht mehr verändert werden.

Die eingegebenen Inhaltsdaten können mit dem Button  XML-Download in der FMS-Menüleiste als XML-Datei auf dem lokalen PC abgelegt und zu einem beliebigen Zeitpunkt zur Weiterbearbeitung wieder in das Formular hochgeladen werden.

Welche Möglichkeiten habe ich, ein Formular zu finden?

Es bestehen mehrere Möglichkeiten nach Formularen zu suchen.

Auf der Formularwebseite der Verwaltung haben die User die Möglichkeit über die Schlagwortstruktur oder im Suchfeld zu suchen.

Das DESY FMS stellt zwei Optionen zum Suchen von Formularen zur Verfügung:

Das Suchformular zur Formularsuche ist in der Menüleiste im Ordner Suchen oder direkt über das Suchfenster in der Menüleiste zu erreichen. Im Suchformular selbst können Sie nach einem Suchbegriff im Titel, nach Autor und Schlüsselwörter des Formulars suchen. Bei einer Suche über das

Suchfenster in der oberen Menüleiste müssen in der Abfrage enthaltene Leerzeichen durch das Zeichen * (Stern) ersetzt werden.

In der Menüleiste kann über den Eintrag Formulare A-Z eine Auflistung aller Formulare des Formularcenters nach Themenbereichen geordnet angezeigt werden. Diese werden Ihnen in alphabetischer Sortierung angeboten. Durch Auswahl eines Ordners der Themenbereiche können Sie

entweder den Themenbereich verfeinern oder erhalten die zugehörigen Formulare angezeigt.

Kann ein Formular auch offline ausgefüllt werden?

Alternativ zur Onlinenutzung können alle Formulare als PDF-Datei ausgedruckt und klassisch bearbeitet werden.

Unterstützt das Formular Funktionen wie z. B. Berechnungen?

Sofern bei der Formularspezifikation Berechnungen fachlich vorgesehen wurden, werden diese im Formular durchgeführt.

Was bedeutet das Symbol mit dem PDF in der Menüleiste?

Soll das Formular nicht am PC, sondern ggf. in Papierform ausgefüllt werden, so besteht bei den Formularen mit diesem Symbol  die Möglichkeit, das Formular blanko auszudrucken oder herunterzuladen. Hierbei erfolgt dann keine weitere Plausibilitätsprüfung in den Formularen. Das Ausfüllen der PDF-Datei am PC ist nicht möglich.

 

B. Technische Probleme / Fehlermeldungen

Warum kann ich das Formular nicht drucken?

Zum Ausdrucken des Formulars bitte nur das Druckersymbol  in der Menüleiste des FMS nutzen. Ein Druck über das Browser-Symbol ergibt kein verwertbares Ergebnis. Nach Betätigen des Druckersymbols des FMS wird das Formular nicht direkt ausgedruckt. Beim Anklicken erscheint unterhalb der Symbolleiste ein Hinweis, der einen Link zum PDF-Datei anzeigen enthält. Nach Betätigen des Links 'PDF-Datei anzeigen' wird die PDF-Datei geladen. Um diese anzuzeigen, wird der kostenlose Adobe Reader der Version 8.0 oder höher benötigt. Sie kann dann über die Schaltflächen des Adobe Readers ausgedruckt, zu Nachweiszwecken gespeichert oder auch per E-Mail versandt werden.

Im Browser Microsoft Edge wird unter Umständen nach Betätigen des Links 'PDF-Datei anzeigen' per Linksmausklick nicht die PDF-Datei geladen. In diesem Falle betätigen Sie den Link 'PDF-Datei anzeigen' bitte per Rechtsmausklick und wählen 'Ziel speichern unter'. Bitte speichern Sie nun

die PDF-Datei auf Ihrer Festplatte und öffnen diese anschließend von dort aus mit dem Adobe Reader.

Bei Firefox mit Vergrößerung (Strg+Plustaste) verschwindet unter Umständen der schmale Link zur druckbaren PDF-Datei völlig. Mit Strg+Minustaste wird dieses Problem behoben.

Ich habe die Arbeit an einem online-Formular unterbrochen, die Fortsetzung des Ausfüllvorgangs war anschließend nicht mehr möglich. Gibt es eine zeitliche Begrenzung für das Ausfüllen?

Ja. Aus Sicherheitsgründen ist die aktuelle Sitzung (Zeitraum zum Ausfüllen eines Formulars im Webbrowser) auf 4 Stunden ohne Aktivität begrenzt. Bei einer länger andauernden Inaktivität muss das Formular erneut geladen und neu ausgefüllt werden.

Warum schneidet es beim Ausdruck die Fußzeile ab?

Beim Öffnen der Formulare per Mozilla Firefox wird das Formular zwar richtig angezeigt, jedoch beim Ausdrucken die Fußzeile nicht mitgedruckt. Dieses Problem können Sie umgehen, indem Sie das Formular über 'Dokument speichern' mit einem bspw. PDF-Reader ausdrucken. Alternativ können Sie Microsoft Edge nutzen.

 

C. Fragen zur Formularen

Warum kann ich das Formular nicht senden?

Nur einige wenige Formulare können direkt via Ad-hoc-Workflow über diese Seite gesendet werden. Die anderen Formulare sind vorerst ausschließlich zum Drucken gedacht. Für das Versenden sind zum Teil andere Verfahren gedacht (Personalrelevante Formulare via Hauspost etc.).

Gibt es die Formulare in anderen Sprachen?

Die Formulare sind auf Deutsch und Englisch erhältlich.

 

D. Rückfragen

Ansprechpartner

Bei Fragen und Anmerkungen zum Formularmanagementsystem wenden Sie sich bitte an forms@desy.de.

Inhaltlich fachlichen Anwendersupport für die Formulare leisten die zuständigen Gruppen.

Allgemeinen Support zu Formularen leistet VQ.

Technischen Support leistet IT.